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ONLYOFFICE协作空间#xff0c;是Ascensio System SIA公司出品的#xff0c;基于Web的#xff0c;开源的#xff0c;跨平台的#xff0c;在线文档编辑和协作的解决方案。在线Office包含了最基本的办公三件套#xff1a;文档编辑器、幻灯片编辑…
什么是ONLYOFFICE协作空间
ONLYOFFICE协作空间是Ascensio System SIA公司出品的基于Web的开源的跨平台的在线文档编辑和协作的解决方案。在线Office包含了最基本的办公三件套文档编辑器、幻灯片编辑器和表格编辑器额外还支持了pdf格式文件的创建和编辑功能还有表单文件的创建编辑功能并且还提供了在线文档转换、在线文档预览、在线文档协作等功能。 如上图所示是自己的ONLYOFFICE协作空间示例展示了多个不同的公共房间关于这些公共房间的内容欢迎阅读文末的相关阅读部分。
正如我所展示的多人在线实时协同办公功能ONLYOFFICE协作空间创建一个个不同的虚拟房间拉入不同的人进入虚拟房间就是一个团队一个team每个人在团队中可以创建自己的文档也可以编辑其他人的文档还可以查看其他人的文档还可以和其他人分享自己的文档还可以和其他人讨论自己的文档还可以和其他人讨论其他人的文档。 关于ONLYOFFICE协作空间之前写过很多图文例如
如何在国产深度发行版Linux上部署ONLYOFFICE协作空间社区版https://blog.csdn.net/VincentYoung/article/details/139637259
如何获取ONLYOFFICE协作空间
要想使用邮件外发功能首先你得先获取使用ONLYOFFICE协作空间最简单的方式就是在其官网注册使用 ONLYOFFICE 官服的协作空间注册的网址在这里
为您的企业获得免费的协作空间 | ONLYOFFICEhttps://www.onlyoffice.com/zh/docspace-registration.aspx?viavincent 如果你在试用后真的觉得这个东西特别好用可以考虑自己安装部署自己公司团队的ONLYOFFICE协作空间服务器只需要访问其官方的私服下载安装帮助页面即可
下载ONLYOFFICE 协作空间https://www.onlyoffice.com/zh/download-docspace.aspx?fromdownloadintegrationmenu#docspace-community?viavincent 或者也可以考虑把这个在ONLYOFFICE官方服务器注册的协作空间服务器从免费版升级到付费版总之丰俭由人然而不论是官方服务器版本的还是公司团队自托管部署版本的ONLYOFFICE协作空间服务器都会遇到这同样一个问题就是要通过smtp设置使得服务器可以向外发送注册邀请邮件以及其它各种提醒邮件。
什么是外发邮件功能
但是在这片文章里面还留下了一个小小的坑并没有解决就是如图所示 协作空间外发激活邮件的功能我在上面的安装攻略中省略跳跃过去了协作空间初始安装的时候站长自己可以略过这一步虽然它提醒你要激活邮件来访问协作空间的功能但实际上初始安装你自己就是站长就有所有的权限能访问所有的功能了并不需要真的激活什么邮件所以可以如上图随便输入一个假邮箱就行了。
但是之后再真正的日常生产实践中使用ONLYOFFICE协作空间的话就还是需要这个外发激活邮件的功能比如你在给公司的团队添加新加入的同事的时候一种方式是给新同事的邮箱发送邀请邮件如下图所示 这就需要ONLYOFFICE协作空间服务器本身配置开启了smtp外发邮件功能。即使站长采用上面邀请用户截图中的第一种方式通过链接进行邀请那么收到链接的人打开页面后也会看到邀请提示你使用一个电子邮箱来注册使用 当新同事注册登入后协作空间还是会提示新同事去打开自己的邮箱查收协作空间发送的确认邮件整个协作空间的用户系统就是使用邮箱来作为用户的id的主键使用的系统的重要通知肯定首先使用邮件发送给使用者的注册邮箱的。
那么上面注册截图中里面还有“或选择”的选择项似乎可以绕过使用个人邮箱的但是请仔细观察目前的协作空间所提供的这些外部账号管理系统都是那堵墙外面的国内根本用不了当然我相信在不久的将来ONLYOFFICE协作空间会开发适配国内的使用微信账号、QQ账号、手机号码等账号管理系统的接口的但最起码目前ONLYOFFICE协作空间使用者的每一个团队成员都绕不开使用自己的邮箱来接收协作空间外发邮件的这个功能。
开启外发邮件功能
其实很简单只需要ONLYOFFICE协作空间服务器的站长或技术站务在协作空间后台管理页面里面先选择左侧的集成再右侧选择SMTP设置就可以打开smtp设置页面了 smtp服务器的选择
这里就需要有一个邮件服务器了这个邮件服务器既可以是公司、团队自己搭建部署自托管的邮件服务器也可以是选择的互联网上邮件服务提供商的邮件服务。
如果是自托管的邮件服务器自己的邮件服务器的技术维护工程师就会必然知道自己的邮件服务器的这些信息是什么就可以辅导公司团队自己的ONLYOFFICE协作空间服务器技术维护工程师来完成这项配置工作在大型企业里面企业内网的网络维护管理技术团队肯定不能只有一两个人肯定是好几个人的团队这么多的服务器要日常维护要及时更新要及时关注IT新闻发现漏洞要及时打补丁员工入职要开号离职员工要及时销号工作量还是非常大的大企业老板不舍得多招系统网管的话就不要以为辞职员工删库跑路的事离自己很远…………
如果选择互联网上的邮件服务提供上的邮件服务就能稍微省心点了只需要查一查公司自己使用的邮件服务提供商的技术支持给出的配置参数了我目前拿自己的在国内互联网上的免费个人版邮箱都试过了一圈发现很多邮件服务商都关闭了个人用户从本地客户端软件使用smtp协议来登陆管理邮箱的功能了这事儿就比较不好办了为什么会这样的市场行情呢
稍微一想就能明白国内的众多互不联网头部企业目前都主推自己的手机应用app邮箱服务也躲不过去被劫持了所有互不联网企业的老板都故意的把自家的电子邮箱设置为客户端只能用自己出的手机app来登陆访问操作所以必须得废掉smtp这种通用互联的协议大家都搞自己一套与对手互相隔离果真是越来越互不联网了。但是经过我的努力尝试最终终于找到了一家目前还在提供标准smtp协议访问的邮箱那就是163网站出的163邮箱。在163邮箱的设置里面找到pop/smtp/imap设置页面如下图所示确认开启这几项服务 拉到页面最下端就是163邮箱服务的各个协议对应的服务器地址了 smtp参数设置
然后回到ONLYOFFICE协作空间服务器的smtp设置页输入如下各个参数 设置如下表所示
项目参数主机smtp.163.com端口号465身份验证开启主机登录你的邮箱名163.com主机密码你的邮箱登录密码通过NTLM授权开启不开启皆可发件人显示名称随意发件人电邮地址你的邮箱名163.com启用SSL开启
点击保存按钮后右侧的发送测试邮件按钮激活了可以点击 如果配置没错的话就会在页面右上角弹出测试邮件发送成功的消息 然后就可以去自己的邮箱查看接收到底测试邮件了 提醒
一定要经常登陆自己的邮箱看看有没有ONLYOFFICE协作空间站长发的各种通知邮件啊 这个移动的139邮箱也是少数还允许使用者开启smtp服务从外部客户端连接访问的良心邮箱之一并且这种手机号运营商邮箱的好处是手机上不需要安装特别的app仅仅使用手机原始的短信功能就能收到邮件提醒消息了你甚至可以抛弃烦人的智能手机退回功能手机来接收提醒。
参考
Ubuntu安装wordpress服务器
